Customer Service Representative 

Noord Natie Odfjell Antwerp Terminal, gelegen in de Haven van Antwerpen is op zoek naar een Customer Service Representative.

Doel van de functie

Contactpersoon voor de klanten met o.a. betrekking tot de orderverwerking, aanspreekpunt voor vragen, opmerkingen en klachten en het uitwerken en coördineren van werkopdrachten voor de operationele afdelingen.

Voornaamste verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• Ontvangen en coördineren van de opdrachten van klanten en/of collega’s en deze omzetten in werkopdrachten voor de operationele afdelingen via orderverwerking systeem.
• Beheren en rapporteren van de productvoorraad en -bewegingen aan de klant via orderverwerking systeem en/of andere rapporteringsbestanden en aanmaken van los-, laad- en operationele orders voor de operationele afdelingen in verband met het beheer van producten volgens de afspraak met de klant en de eisen vastgelegd in het zorgsysteem.
• Volgens de afspraken met de klant en de eisen vastgelegd in het zorgsysteem, toezicht houden op de administratieve verplichtingen aangaande voedselveiligheid voor producten met bestemming ‘Food/Feed’ en/of ‘Food’ en/of ‘Feed’.
• Opvolging en coördinatie van de administratie m.b.t. douane en douane agent in opdracht van de klant.
• Contactpersoon voor de klant en dienstverlenende bedrijven aangaande uit te voeren opdrachten.
• Onderhouden en opvolgen van contacten met de scheepsagenturen, havendiensten en spoorwegen.
• Aanmaken van zowel werkorders als operationele orders voor de dienst QHSE.
• Samenstellen en bewaren van het klantendossier overeenkomstig de eisen vastgelegd in het zorgsysteem.
• Het bijhouden van klant KPI's
• Assisteren bij onderzoek en behandeling van klantenklachten.
• Voorbereiden van facturatie aan klanten via de werkorders en operationele orders in orderverwerking systeem en heeft hierin ook een controlerende functie.
• Het informeren van de Service Manager m.b.t. de klanttevredenheid.
• De medewerkers van de afdelingen Operaties (OPE) , Finance (FIN) alsook de collega’s informeren aangaande klantenorders.
• Verzorgt controles in kader van AEO & managementsysteem certificatie
• Rapporteren van incidenten, (bijna)ongevallen, spills en onveilige situaties.
• Naleven van het beleid in zake kwaliteit, voedselveiligheid, veiligheid, beveiliging en milieu en alle onderliggende elementen van het zorgsysteem.
• Alle andere taken die op basis van de functie, de opleiding en de ervaring van de functiehouder door de hogere hiërarchie kunnen worden opgelegd.