Management Assistant

I-Coats N.V. is een internationaal actieve KMO, opgericht in 2006 en gevestigd in Berchem (Antwerpen). Met een team van ongeveer 10 medewerkers ontwikkelen en verkopen ze innovatieve overlay finishes en coatings voor touwen, netten en staalkabels. Hun producten worden via productiepartners wereldwijd geleverd aan klanten in o.a. Europa, de VS, Canada, China en Korea. Met een omzet van €6 miljoen en 90% export zijn ze een dynamisch en internationaal georiënteerd bedrijf in volle beweging.

Voor de opvolging van de bestellingen, logistiek en dagelijkse kantoorwerking zoeken ze een Allround Office Manager.

Functie

Als Allround Office Manager ben jij het centrale aanspreekpunt voor de verwerking van orders en de organisatie van het transportproces tot bij de klant. Je bent verantwoordelijk voor het vlot verloop van A tot Z: van bestelling tot levering, inclusief administratieve en praktische ondersteuning. Je werkt in een internationaal kader, maar binnen een hecht team waar zelfstandigheid en initiatief sterk gewaardeerd worden.

Jouw takenpakket omvat:

• Verwerken van inkomende klantbestellingen in de software Winbooks.
• Organiseren van internationale transporten (per weg, schip of lucht), waarbij je instaat voor de prijsaanvraag bij transportpartners en de selectie van de optimale transportoplossing.
• Opstellen van aankooporders bij de productiepartners, leveringsbonnen, facturen en opvolgen van logistieke afspraken (Incoterms).
• Opvolgen van lopende orders en het oplossen van onvoorziene situaties zoals transportvertragingen.
• Verwerken van samplezendingen van touwen, netten en staalkabels die door klanten worden opgestuurd voor testdoeleinden. Je zorgt ervoor dat deze stalen intern correct worden doorgestuurd voor analyse, en nadien coördineer je de terugzending van de behandelde samples naar de klant.
• Zorgen voor het vlot functioneren van het kantoor, van praktische zaken zoals schoonmaakbeheer en voorraadopvolging tot ondersteuning bij beurzen en klantbezoeken.

Kortom, je fungeert als spilfiguur tussen sales, het labo en de klanten.