HAPPY CUSTOMER ADMINISTRATOR FT

Chalo Company

Tijdelijke jobs met optie vast

Voltijds

Dagwerk

Gepubliceerd op 13/9/2025

Functieomschrijving

Chalo® is on a mission: de originele Indische chai haar welverdiende plek geven op elk specialty coffee menu ter wereld—eerlijk, vegan, spicy & proud. Vanuit ons nieuwe Chalo Atelier.Chai Bar.Gallery op Linkeroever sturen we award-winning chai & iced teas de wereld rond, hosten we workshops, serveren we specialty coffee en laten we jong talent shinen op onze Wonderwall.
Jij bent die Happy Customer Admin die chaos in flow verandert en elke klant een hug-in-a-mug ervaring bezorgt.

Wat ga je doen (core impact)

Pre-Sales assist: leads opvolgen, prijslijsten & afspraken versturen, tastings voorbereiden (HQ & on-site).
Order & Data wizard: orders registreren, klantdata checken, leverinstructies dubbelchecken. Zero errors is jouw sport.
After-Sales care: proactieve check-ins, feedback loggen, klachten snel en menselijk oplossen.
Transport & Logistics: leveringen plannen (BE/EU/UK/UAE/US), afstemmen met magazijnen/3PL’s, tracking delen.
Sales co-pilot: sample flows, basic offertes, productfiches en how-to’s klaarzetten.
Front-of-House backup: glimlach aan de balie/telefoon en af en toe support in het Atelier.

Profiel

Je zoekt lange termijn en bouwt graag mee aan groei.
Taalheld: NL & EN vloeiend; FR & DE professioneel/zelfzeker.
Pietje-precies met pit: Excel/Sheets & e-mail heb je in de vingers; je werkt strak en gestructureerd.
Horeca/coffee vibe: affiniteit met specialty coffee; barista-ervaring = dikke plus.
Stressbestendig, oplossingsgericht, Yes-we-chai! mentaliteit.
Zelfstandig tot Antwerpen Linkeroever geraken.

Tools die je (graag) gebruikt
Odoo/ERP of Venice (of vergelijkbaar),
WooCommerce,
Outlook/Teams/OneDrive,
Manychat
Canva
Activecampaign
Label/ship-tools,
basic CRM, Bol.com, Amazon.com zijn een plus

KPI’s (so you know the game)

Order accuracy ≥ 99,5%
First response time < 1 werkdag
On-time delivery confirm ≥ 98%
CSAT/klanttevredenheid ≥ 4,6/5
Claim-/refund-doorlooptijd < 5 werkdagen

Jobgerelateerde competenties

Duits
Nederlands
Engels
Spaans
Frans
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Telefonische oproepen ontvangen Klanten informeren (opvolging van de bestelling, informatie, ...)
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
De betaling van bestellingen opvolgen (voorwaarden, facturatie, ...) of overmaken aan de betreffende dienst (boekhouding, juridische zaken, ...)
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
De internetsite van het bedrijf opvolgen (commerciële informatie, ...)
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Bestellingen registreren Voorwaarden controleren (leveringstermijnen, verpakkingswijze, ...) De klant of de verkoper erover inlichten
Klanten of leveranciers opvolgen Oplossingen voorstellen in geval van problemen (levering, garantie, reglement, ...)
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
De vraag van de klant technisch en commercieel onderzoeken (termijn van fabricatie, beschikbaarheid van producten, kost, ...)
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Administratieve of commerciële activiteiten uitvoeren in een internationale context
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Persoonsgebonden competenties

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.
Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.
Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.
Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
De markt opvolgen en inspelen op de behoeften ervan.
Algemeen aanvaarde normen volgen.
Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.
Acties ondernemen om je functioneren te verbeteren.
Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.
Doelgericht handelen.

Vereiste studies

Academische bachelor

Aanbod

Een plek in één van de leukste niche brands van het land (en ver daarbuiten).
Een no-nonsense scale-up met grote ambities (chai-marktleider in key coffee-regio’s).
Een inspirerende werkplek: chai on tap, specialty coffee in de grinder, kunst aan de muur.
Groeikansen: jobcrafting, training, workshops & internationale exposure.

Vergoeding marktconform + perks (details bij interview).

Solliciteren

Via e-mail

Solliciteer via e-mail

Via telefoon

03 291 10 60

Verstuur aub een cv en motivatiebericht samen en in het Nederlands naar gita@chalocompany.com om in aanmerking te komen.