Dossierbeheerder logistiek bedrijf in de haven

Een Dossierbeheerder zal:

- Voor zover de klant dit verlangt en met hem is overeengekomen, het logistieke proces vanaf de laadhaven tot eindbestemming organiseren, inclusief het inspectie- en/of controleproces in binnen- en buitenland en initiëren van eventueel laboratoriumonderzoek in overeenstemming met ISO 17020 richtlijnen;

- Vereisten toepassen op het gebied van koopcontracten, vervoerscontracten, overheidsvoorschriften en interne procedures (zoals douanevoorschriften, milieubepalingen, kwaliteitshandboek en operationele handboek etc.);

- Correct en nauwgezet instructies van de opdrachtgever, omzetten in duidelijke, tijdige en correcte instructies voor de Controleurs;

- Tijdig de juiste informatie vergaren, zodat afgewogen keuzes gemaakt kunnen worden, met betrekking tot het gehele proces (positie zeeschepen, planning stuwadoor, behoefte ontvanger, situatie vervoersmarkt, benodigde controleurs en materieel, verzamelen informatie met betrekking tot de kwaliteit van de goederen);

- Werkinstructies voor de Controleurs correct opmaken, in functie van de gevraagde goederencontracten en/of specifieke klantspecificaties en de inspecties opvolgen, met daarbij tussentijdse rapportages aan de klanten;

- Een volledig dossier opmaken en bewaren, zoals vastgelegd in de procedures en naar de norm ISO 17020;

- De Werkleider Inspectie dient hierbij tijdig te beschikken over juiste informatie zodat het proces beheerst is en hij/ zij hierbij de betrokken afdelingen en diensten kan instrueren en controleren.

- De betrokken afdelingen en diensten tijdig instrueren en controleren en eventuele onvolkomenheden melden en corrigerende maatregelen hiertoe nemen ;

- De ingevulde werkinstructies beoordelen en indien noodzakelijk eventuele fouten in het inspectierapport ondervangen;

- De verslaggeving (oa. rapportage van controlerapporten, LCI, …) verzorgen en delen met de opdrachtgever en eventueel betrokken overheidsdiensten volgens de geldende procedures;

- Advies aan klanten verlenen ten aanzien van complicaties binnen het proces, dat onder zijn / haar toezicht plaats vindt;

- Onregelmatigheden en claims melden aan de Managing Director en in overleg met de Managing Director, behandelen;

- Eventuele klachten van opdrachtgevers of anderszins in ontvangst nemen, melden aan de Kwaliteitsverantwoordelijke en in overleg daarmee invoeren van deze klachten in het klachtenregistratiesysteem. De Dossierbeheerder zal de klacht in samenspraak met de Kwaliteitsverantwoordelijke opvolgen en terug rapporteren aan de klant;

- Voorstellen doen aan de Kwaliteitsverantwoordelijke en/ of de Managing Director met betrekking tot verbeteringen in het werkproces dan wel in de dienstverlening;

- De relatie met de klanten onderhouden;

- Correcte, tijdige en volledige facturatie naar de klant versturen.