Commercial assistant

De Commercial Assistant ondersteunt de verkooporganisatie administratief, organisatorisch en operationeel tijdens de volledige commerciële periode — van voorbereiding en opvolging van het verkoopseizoen tot leveringen en financiële opvolging. De CA fungeert als schakel tussen Sales Executives (SE), Team Managers (TM), fabrikanten, klanten en de financiële afdeling, en draagt zo bij tot een vlotte en efficiënte werking van het commerciële proces.

Jouw uitdaging

• Opstellen en beheren van bellijsten als basis voor klantenafspraken.
• Inbrengen en controleren van sales conditions, collectiegegevens en uitzonderingsregels
• Coördineren van agenda’s van SE’s en TM’s
• Actieve telefonische planning van klantenafspraken volgens interne richtlijnen.
• Voorbereiden, ontvangen en controleren van budgetten.
• Dagelijkse verwerking van cijfers en scheda’s in FCENTRIC
• Ondersteuning van SE en TM bij klantencommunicatie en opvolging van openstaande taken.
• Verifiëren van contracten en opvolging van ontbrekende handtekeningen.
• Opvolgen van voorschotbetalingen en communicatie met klanten en boekhouding bij niet-betaling.
• Controle van orderconfirmaties en masterfiles
• Contact met fabrikanten, boekhouding en factoringmaatschappijen bij openstaande betalingen of garantiedossiers.
• Opvolging van financiële afspraken voor agentuurlijnen en importlijnen.
• Verwerking van laattijdige annulaties in overleg met Sales en de boekhouding.
• Assistentie bij controle en verwerking van garanties na elk verkoopseizoen.

Vereiste competenties:

• Nauwkeurigheid en organisatorisch talent

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Probleemoplossend vermogen en teamgerichtheid
• Je hebt een goede talenkennis (Nederlands – Frans & Engels), andere talen zijn een plus!
• Een echte teamplayer