Management Assistant - Groot advocatenkantoor - Antwerpen

Als spil in het team zorg je voor een vlekkeloze organisatie van agenda's en administratieve processen. Door jouw gestructureerde werkwijze en proactieve instelling verlopen opdrachten efficiënt en worden doelstellingen consequent behaald.

Bedrijfsomschrijving

Voor ons kantoor in Antwerpen zoeken we een enthousiaste en proactieve Management Assistant ter ondersteuning van een vennoot. Als zijn/haar rechterhand ben je het centrale aanspreekpunt binnen het team en zorg je ervoor dat alles vlot en efficiënt verloopt. Je maakt deel uit van een ervaren groep Management Assistants die elkaar ondersteunen, kennis delen en samenwerken om het kantoor optimaal te laten functioneren.

Omschrijving

• Agendabeheer en organisatie: je beheert agenda's zorgvuldig, plant afspraken en coördineert zakenreizen.
• Communicatie: je volgt inkomende en uitgaande briefwisseling op en zorgt voor een vlotte afhandeling.
• Documentbeheer: je stelt documenten en presentaties op, verzorgt de lay-out en voert revisies uit (Word, PowerPoint, e.a.).
• Dossieropbouw: je verzamelt, ordent en structureert relevante documenten en stelt stukkenbundels samen.
• Planning en deadlines: je houdt de kalender nauwkeurig bij en bewaakt alle deadlines in de teamagenda.
• Archiefbeheer: je zorgt voor een up-to-date elektronisch klassement en een overzichtelijk archief.
• Teamondersteuning: je volgt de to-do's van het team op en zorgt dat acties tijdig worden uitgevoerd.
• Procesoptimalisatie: je denkt mee over efficiëntere werkmethodes en neemt initiatief om de werking van het team te verbeteren.
• Algemene administratie: je staat in voor diverse administratieve taken, zoals complianceverplichtingen, seminarie-inschrijvingen en het bijhouden van contactgegevens.