Management Assistant

FORUM JOBS SINT NIKLAAS

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgeverGepubliceerd op 20/1/2026

Functieomschrijving

Als Management Assistant vervul je een sleutelrol binnen de organisatie. Je biedt brede administratieve en organisatorische ondersteuning en fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je maakt operationeel deel uit van het HR-team.

Jouw verantwoordelijkheden:

Organiseren en coördineren van zakenreizen (vluchten, hotels en transport)
Ondersteunen van de Europese salesorganisatie, o.a. bij klanten-events, sales meetings en interne bijeenkomsten
Organiseren van vergaderingen en meetings op externe locaties
Beheren en coördineren van diverse administratieve taken
Ondersteunen van facility-gerelateerde activiteiten zoals werkkledij, company benefits, drukwerk en kantoorbenodigdheden
Algemene operationele ondersteuning van de organisatie
Onderhouden van professioneel contact met interne en externe stakeholders

Profiel

We zoeken een proactieve, gestructureerde en communicatief sterke professional met een hands-on mentaliteit. Je weet vlot te schakelen tussen verschillende taken en stakeholders in een internationale context.

Jouw achtergrond:

Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
Minstens 5 jaar relevante ervaring als Management Assistant, bij voorkeur in een internationale omgeving
Aantoonbare ervaring met het boeken en organiseren van zakenreizen
Sterk organiserend vermogen en planmatige werkstijl
Pragmatische ingesteldheid met een duidelijke “get-things-done”-mentaliteit
Dynamische, ondernemende en collegiale teamspeler
Vlotte communicatie in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
Kennis van het Frans is een pluspunt
Vlotte kennis van MS Office
Discretie, professionaliteit en tact zijn vanzelfsprekend

Jobgerelateerde competenties

Engels
Nederlands
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
De activiteiten van een team coördineren
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Vereiste studies

Professionele bachelor
Gelijkwaardig door ervaring

Aanbod

Je komt terecht in een professionele, stabiele en mensgerichte werkomgeving waar initiatief en verantwoordelijkheid worden gewaardeerd.

Wat mag je verwachten:

Een veelzijdige en uitdagende functie binnen een internationale context
Competitief salarispakket aangevuld met extra-legale voordelen
- Groeps-, hospitalisatie- en tandverzekering
- Bonus volgens CAO nr. 90
- Maaltijdcheques
Flex Income Plan (o.a. fietsleasing, mobiliteitsoplossingen, multimedia)
20 wettelijke verlofdagen aangevuld met 12 ADV-dagen
Glijdende werkuren

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever

Via e-mail

[email protected]

Ben jij de Management Assistant die wij zoeken?
Solliciteer nu en wij nemen zo snel mogelijk contact op!

Bij vragen kan je terecht via [email protected] of via het nummer 03 318 32 21.