Administratief medewerker

Als office medewerker heb je verschillende verantwoordelijkheden en sta je in voor onderstaande taken, waarbij je een centrale rol speelt in het vlot laten verlopen van de dagelijkse werking van het kantoor.

• Je ontvangt en verwelkomt bezoekers met een glimlach en zorgt ervoor dat inkomende telefoongesprekken correct worden beantwoord of doorverbonden.
• Je beheert de algemene mailbox en verzorgt diverse kantooradministratie zoals postverwerking, archivering en data-invoer. Daarnaast bestel je kantoorbenodigdheden en onderhoud je contact met leveranciers.
• Je werkt offertes uit, registreert deze en voert orders in het CRM-systeem in. Je volgt de planning en tijdsregistratie van medewerkers en onderaannemers op, en koppelt dit terug naar HR en projectleiding.
•  Registratie van aanmeldingen op de werven in verschillende systemen van de klant en overheid behoort eveneens tot je taken, waarbij je het overzicht per project bewaakt.
• Verder archiveer en volg je administratieve documenten zoals toolboxen, certificaten en HSEQ-documenten.
• Je zorgt voor de opvolging van verzekeringsdocumentatie, verkeersboetes en A1-/Posted Workers-meldingen, en houdt policies en interne communicatie up-to-date.
• Tot slot beheer je de communicatie op het scherm in de inkomhal, zodat iedereen altijd correct geïnformeerd is.

Deze functie is ideaal voor iemand die georganiseerd, communicatief sterk en nauwkeurig is, en graag een sleutelrol speelt in de ondersteuning van een dynamisch team.