Management Assistant

Vivaldis Interim

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Functieomschrijving

Voor een bouwbedrijf in Kruibeke, zijn wij op zoek naar een Management Assistent.

Jouw uitdagingen als management assistant:

Je ondersteunt de directie
Zorgen voor een vlotte administratieve opvolging, opmaak van (vertrouwelijke) documenten en verzorgt de professionele briefwisseling
Samen met de directeur Offertedienst ben je verantwoordelijk voor de opmaak van kandidatuurstellingen en aanbestedingsdossiers.
Je geeft een aanzet voor de inhoudelijke nota’s en gaat proactief op zoek naar relevante en kwalitatief hoogstaande referenties die aansluiten bij de verwachtingen van de opdrachtgever.
Je bewaakt de inhoudelijke nauwkeurigheid, consistentie en volledigheid van de dossiers.
Je neemt een actieve en coördinerende rol op in de organisatie van evenementen: van het beheren en opvolgen van de uitnodigingen tot het bewaken van de volledige praktische voorbereiding.

Je behaalde bij voorkeur een masterdiploma, of een bachelorsdiploma in Office Management of een gelijkaardige richting. Je brengt de nodige kennis en vaardigheden mee; ervaring in de bouwsector is een plus.
De puntjes op de I zetten? Daar haal jij veel voldoening uit. Jij bent een doe-het-zelver en gaat steeds gestructureerd te werk.
Integriteit, discretie en professionalisme, dat zit in jouw DNA.
Gezien jouw grote passie voor administratie ben je een ware goochelaar met de courante MS-office pakketten.
Je bent perfect Nederlandstalig. Daarnaast kan jij je goed behelpen in het Frans.

Frans
Nederlands
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen