Customer Service administration

Functie

Voor een transportbedrijf in Antwerpen 2030 zijn wij op zoek naar een Customer Service administration. 

Je bent de contactpersoon voor klanten met o.a. betrekking tot de orderverwerking, aanspreekpunt voor vragen, opmerkingen en klachten en het uitwerken en coördineren van werkopdrachten voor de operationele afdelingen.

Takenpakket:

• Ontvangen en coördineren van de opdrachten van klanten en/of collega’s en deze omzetten in werkopdrachten voor de operationele afdelingen via orderverwerking systeem.
• Beheren en rapporteren van de productvoorraad en -bewegingen aan de klant via orderverwerking systeem en/of andere rapporteringsbestanden en aanmaken van los-, laad- en operationele orders voor de operationele afdelingen in verband met het beheer van producten volgens de afspraak met de klant en de eisen vastgelegd in het zorgsysteem.
• Volgens de afspraken met de klant en de eisen vastgelegd in het zorgsysteem, toezicht houden op de administratieve verplichtingen aangaande voedselveiligheid voor producten met bestemming ‘Food/Feed’.
• Opvolging en coördinatie van de administratie m.b.t. douane en douane agent in opdracht van de klant.
• Contactpersoon voor de klant en dienstverlenende bedrijven aangaande uit te voeren opdrachten.
• Onderhouden en opvolgen van contacten met de scheepsagenturen, havendiensten en spoorwegen.
• Aanmaken van zowel werkorders als operationele orders voor de dienst QHSE.
• Samenstellen en bewaren van het klantendossier.
• Het bijhouden van klant KPI's
• Assisteren bij onderzoek en behandeling van klantenklachten.
• Voorbereiden van facturatie aan klanten via de werkorders en operationele orders in orderverwerking
• Het informeren van de Service Manager m.b.t. de klanttevredenheid.
• De medewerkers van de afdelingen Operaties (OPE) , Finance (FIN) alsook de collega’s informeren aangaande klantenorders.
• Verzorgt controles in kader van AEO & managementsysteem certificatie
• Rapporteren van incidenten, (bijna)ongevallen, spills en onveilige situaties.
• Naleven van het beleid in zake kwaliteit, voedselveiligheid, veiligheid, beveiliging en milieu en alle onderliggende elementen van het zorgsysteem.
• Alle andere taken die op basis van de functie, de opleiding en de ervaring van de functiehouder door de hogere hiërarchie kunnen worden opgelegd.
• 80% administratie + 20% klantencontact

Profiel

• Bij voorkeur een Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
• Tussen de 1 - 3 jaar ervaring in gelijkaardige functie is een troef
• Zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels
• Je bent een teamplayer met een positieve attitude 

Wat je van ons krijgt

• Aantrekkelijk salarispakket
• Je komt terecht in een sterk groeiend bedrijf
• Voltijdse functie: 39u (8u-16.18u)
• Vast aanwerving na interimperiode