Business Unit Assistant

Vivaldis Interim

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgeverGepubliceerd op 12/5/2026

Functieomschrijving

Ben jij een administratieve duizendpoot met een talent voor organiseren en communiceren? Heb je oog voor detail en hou je ervan om te werken in een dynamische omgeving? Dan ben jij misschien de Business Unit Assistant die wij zoeken!

Als Business Unit Assistant speel je een cruciale rol in de ondersteuning van onze Business Unit. Jouw takenpakket is gevarieerd en biedt de perfecte mix tussen administratie, organisatie en communicatie.

Wat ga je doen?

Je plant afspraken in en beheert de agenda van de Business Unit Manager.
Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor de notulen.
Je organiseert klanten- en personeelsevents en verzorgt de interne communicatie voor de Business Unit.
Je zorgt voor de administratieve kant van onze offertes en rapporteringen. Je ondersteunt mee in de voorbereiding en opmaak van presentaties.
Officemanagement: voorraadbeheer + de facilitaire zaken van het gebouw.
Je introduceert nieuwe medewerkers, beheert onkostennota’s en verlofregelingen, en bent het aanspreekpunt voor de medewerkers van de Business Unit. Je zet mee je schouders onder de wellbeing op kantoor.

Profiel

Een bachelor diploma in een relevante richting of een rugzak vol ervaring.
Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
Je hebt zin voor initiatief en neemt geen afwachtende houding aan.
Discretie en een groot verantwoordelijkheidsgevoel, je bent de oren en ogen op kantoor!
Ervaring met de gangbare office pakketten en algemene IT-toepassingen:

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Vereiste studies

Professionele bachelor: Bedrijfsmanagement
Master: Bedrijfsmanagement
Gelijkwaardig door ervaring

Aanbod

Wij zijn niet het zoveelste bedrijf dat je "aantrekkelijke salarisvoorwaarden en concurrerende extralegale voorwaarden" biedt. Hoewel dit ook deel uitmaakt van ons basispakket, hebben we nog veel meer te bieden:

Een job die voldoening geeft in een stabiele, dynamische en geëngageerde onderneming.
Een aangename en ondersteunende werksfeer
Een balans tussen je werk en je privéleven
Echte kansen om je vaardigheden en je carrière te ontwikkelen in een gewaardeerde werkomgeving

En om het dan toch te hebben over de aantrekkelijke salarisvoorwaarden en concurrerende extralegale voorwaarden, hierbij een greep uit wat we bieden:

Maaltijdcheques
Smartphone + abonnement
Laptop
Verlof: 32 dagen/jaar (12 extra ADV + 20 vakantiedagen)
100% sociaal abonnement
groepsverzekering
hospitalisatieverzekering
CAO 90 (collectieve bonus in februari)
Fietslease
13de maand
FIP (Flex Income Plan)

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever