Dossierbeheerder

ITZU Jobs

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Functieomschrijving

Je behandelt opdrachten die binnenkomen van klanten en speelt kort op de bal bij ad hoc wijzigingen en orders
Je verwerkt orders correct in het systeem en bezorgt referentienummers en bevestigingen aan klanten
Je verwerkt inkomende goederen administratief, bereidt correcte belading voor en organiseert transportopdrachten
Je zorgt voor transparante communicatie naar operationele medewerkers en maakt de nodige documenten op (laad- en losopdrachten, scanningdocumenten, instructies, ...)
Je maakt de planning op voor natie-opdrachten in overeenstemming met het operationeel management, rekening houdend met interne lichterplanning, closings op de exportkaai en vrije periodes bij importdossiers
Je volgt met de chef-markeerder(s) op welke goederen moeten laden/lossen en maakt hiervoor dossiers aan
Je ontvangt diverse laad/losopdrachten van eindontvangers en verwerkt deze in de planning of stuurt ze door naar de magazijnverantwoordelijke
Bij complexere dossiers ga je in overleg met operationele collega's en bezoek je de werkplaats en natie indien nodig
Je bent het aanspreekpunt voor vragen van klanten en operationele medewerkers over de voortgang en uitvoering van dossiers
Je maakt wekelijks de voorbereiding voor facturatie van operaties en opslagkosten van afgehandelde dossiers
Je zorgt mee voor een veilige werkomgeving door het correct (laten) toepassen van veiligheidsvoorschriften (wijze van lossing, stuffing, luez-zone, pbm's, ...)

Minimum diploma secundair onderwijs en/of hoger onderwijs richting Supply Chain Management of logistiek
Minimum 5 tot 10 jaar ervaring in een gelijkaardige rol binnen de maritieme/logistieke sector
Aantoonbare ervaring met Breakbulk of Landside kaai- en scheepsactiviteiten vanuit vorige werkervaring (zowel operationeel als dossierbeheer)
Goede kennis van gevarengoed (IMDG-code) is vereist
Uitstekende kennis van het Nederlands en praktische kennis van Engels en Frans (zowel mondeling als schriftelijk)
Flexibel in werkregime en beschikbaar tussen 07u30 en 17u00
Goede kennis van MS Office en vlot in het aanleren van bedrijfseigen software
Klantgericht, communicatief sterk, gedreven en organisatorisch onderlegd met oog voor correcte administratie
Kunnen vlot prioriteiten stellen en de planning aanpassen om deadlines te behalen
Stressbestendig en accuraat werken in een dynamische havenomgeving
Milieu- en veiligheidsbewust handelen

Documenten coderen, klasseren en archiveren
Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren
De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen
Kopieerwerk verrichten
Personen onthalen en hun vraag identificeren
Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Via e-mail