M&E coordinator

Mercure Antwerp City South

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Gepubliceerd op 20/6/2025

Functieomschrijving

Wij zoeken een proactieve en servicegerichte Meeting & Events Coordinator om ons team in Mercure Antwerp City South te versterken. Je coördineert de M&E-aanvragen en zorgt ervoor dat elke bijeenkomst of elk evenement van eerste aanvraag tot follow-up perfect verloopt. Je werkt hiervoor nauw samen met sales, operations en natuurlijk onze gasten.

Wat ga je doen?

Beheren van alle Meetings & Events-aanvragen voor Mercure Antwerp City South.
Eerste aanspreekpunt zijn voor (potentiële) gasten: van offertefase tot nazorg.
Opstellen van duidelijke offertes, draaiboeken en function sheets; bewaken van deadlines en afspraken.
Afstemmen met interne afdelingen zoals Sales, Front Office, F&B en Technische Dienst om een vlekkeloze uitvoering te garanderen.
Ondersteunen van de lokale M&E-teams op de eventdag zelf en ad-hoc problemen oplossen.
Signaleren van markttrends, upsell-kansen en mogelijkheden tot optimalisatie van zaalbezetting.
Zorgen dat alle events voldoen aan de kwaliteits- en merkrichtlijnen (Accor).

Klaar om onvergetelijke meetings & events neer te zetten?

Solliciteer vandaag nog en draag bij aan buitengewone gastervaringen in Antwerpen!

Profiel

Wat breng jij mee?

Minimaal 1 – 2 jaar ervaring in hotel- of eventcoördinatie; ervaring met meerdere locaties is een plus.
Sterke organisatorische skills en een oog voor detail.
Klantgerichte mindset en commerciële feeling: jij ziet kansen en handelt ernaar.
Hands-on, stressbestendig en oplossingsgericht; jij houdt het hoofd koel bij last-minute wijzigingen.
Vloeiend in Nederlands en Engels; kennis van Frans geeft je een voorsprong.
Ervaring met systemen zoals Opera, Delphi, Meetingbooker of vergelijkbare MICE-software.

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Engels
Frans
De logistiek van het evenement organiseren en de betrokken leveranciers en dienstverleners coördineren
Een cateringformule bedenken en voorstellen
Een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners opbouwen en onderhouden
Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren
De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken
Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
Dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen, locaties zoeken en selecteren voor de catering, de animatie, verhuring, ...
De administratieve stappen voor het evenement uitvoeren (formaliteiten, toestemmingen, ...)
Een kostenraming opmaken en samen met de klant een contract opstellen voor de dienstverlening
De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren
Communicatieacties over het evenement opstellen
Een klantenbudget opstellen en beheren
Een bestek opmaken, intekenen op een aanbesteding

Persoonsgebonden competenties

Algemeen aanvaarde normen volgen.
Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.
Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.

Vereiste studies

Bachelor

Aanbod

Wat bieden wij jou?

Een dynamische en afwisselende functie in het hart van Antwerpen.
Ruimte voor opleiding, persoonlijke groei en doorgroeimogelijkheden binnen ons cluster.
Marktconform salaris en extralegale voordelen.
Deel uitmaken van een internationaal hospitality-netwerk waar jouw ideeën echt tellen.

Solliciteren

Via e-mail

Solliciteer via e-mail

Via telefoon

0475781310