Management assistent

CAPACITY

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Gepubliceerd op 22/7/2025

Functieomschrijving

Onze klant is geleden in Antwerpen en actief in diensten voor havenbedrijven. Om de verdere groei van de onderneming te ondersteunen zoeken ze een nieuwe collega die als Office Manager zowel de dagelijkse werking van het kantoor verzorgt alsook de belangrijkste schakel is in HR.

Verantwoordelijk voor het reilen en zeilen achter de schermen op kantoor.

Beheer economaat: bestellen van het buromateriaal, meubilair, keukenvoorraad e.d; opvolging van stock
Zorg dragen voor de kwaliteit, netheid en veilligheid van de werkomgeving en het gebouw; opvolgen van de poetsdienst, melden van schades, offertes opvragen voor herstellingen, opvolging van werken,..
Contactpersoon voor IT-gerelateerde zaken; bestelling IT materiaal nieuwe collega's, opvolging contract met IT provider, doorgeven van problemen indien nodig
Discreet en centraal contactpersoon voor alles wat betreft personeelszaken: onboarding/offboarding van werknemers, salarissen, opvolgen van ziektes en vakanties, mobiliteitsbudget, fietsleasing, tevredenheid en welzijn op het werk
Ad hoc taken ter ondersteuning van sales en marketing (bv beurzen, reizen)
Wagenparkbeheer: leascontracten, opvolgingen schade, levering nieuwe wagens, tankkaartbeheer, parking en laadpaal, ..
Creatief meedenken en organiseren van verbindende activiteiten voor de collega's; lunches, sportieve activiteiten en teambuildings

Profiel

Je bent gemotiveerd, proactief, zelfstanding, systematisch, nauwkeurig, functioneert optimaal in teamverband, en draagt bij tot een geweldige bedrijfscultuur
Stressbestendig en gestructureerd
Bachelor of Masterdiploma
Bij voorleur reeds een eerste werkervaring met enkele taken uit het pakket.
Talenkennis: je spreekt Nederlands en hebt goede kennis van het Engels
Affiniteit met internationale logistiek is een pluspunt

Jobgerelateerde competenties

Engels
Frans
Nederlands
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Persoonsgebonden competenties

Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.
Doelgericht handelen.
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.
Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.

Vereiste studies

Academische bachelor
Master
Professionele bachelor

Aanbod

Je wordt tewerkgesteld in PC226 en geniet van een correcte vergoeding en tal van extralegale voordelen: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, ...
Aantrekkelijke vakantieregeling: wettelijke verlofdagen aangevuld met 6 ADV-dagen per jaar, alsook extra sectorele dagen
Tussenkomst in woon-werk verkeer
Een uitdagende en afwisselende functie binnen een dynamisch team
Jaarlijkse bonus
Werken op een toplocatie nabij het Eilandje in Antwerpen

Solliciteren

Via e-mail

Solliciteer via e-mail

Via telefoon

0498819031