Office Assistant

UNIQUE ANTWERPEN OFFICE

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Gepubliceerd op 29/7/2025

Functieomschrijving

Ben jij iemand die graag de touwtjes in handen neemt en ervoor zorgt dat alles op kantoor op rolletjes loopt? Voel jij je thuis in een internationale setting waar elke dag anders is? Dan ben jij wellicht de Office Assistant die wij zoeken!

Jouw rol

Als Office Assistant zorg je ervoor dat het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor vlot verloopt. Je bent de rechterhand van de Office Manager en neemt een breed scala aan administratieve en organisatorische taken op jou. Dankzij jouw inzet loopt alles op wieltjes – van voorraadbeheer tot het boeken van internationale reizen.

Een greep uit jouw takenpakket:

Stockbeheer en bestellingen van kantoorbenodigdheden en IT-materiaal
Aanspreekpunt voor kleine herstellingen en het regelen van technische interventies
Boeken van hotels en taxi’s voor (internationale) collega’s
Organisatie en ondersteuning bij interne events
Administratieve opvolging van betalingen en onkosten
Assistentie bij payroll en HR-taken
Algemene ondersteuning in de dagelijkse kantoororganisatie

Profiel

Jouw profiel

Je beschikt over minstens een bachelor- of masterdiploma
Je hebt een eerste ervaring in een administratieve rol
Je werkt vlot met MS Office, in het bijzonder met Excel
Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands & Engels – dit is de voertaal binnen het bedrijf
Je bent discreet, zelfstandig en proactief: je merkt het als de melk bijna op is
Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel en neemt initiatief zonder veel begeleiding
Je bent organisatorisch sterk en houdt ervan om dingen geregeld te krijgen
Ervaring of affiniteit met HR is een pluspunt – op termijn kun je doorgroeien naar een breder takenpakket

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Engels
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
De activiteiten van een team coördineren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Vereiste studies

Professionele bachelor
Gelijkwaardig door ervaring

Aanbod

Bedrijfsinfo

Onze klant is gelegen in Antwerpen.

Wat kan jij verwachten?

Een voltijdse functie
Een aantrekkelijk bruto maandsalaris aangevuld met extralegale voordelen zoals groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, tandzorg en ambulante zorgen (na vaste in dienst name)
Een internationale werkomgeving met doorgroeimogelijkheden op termijn
Een werkomgeving waar goed werkgeverschap en collegialiteit centraal staat

Heb je vragen? Stuur een mailtje naar antwerpen@unique.be of bel ons op 03 212 18 50.

Zin om erin te vliegen? Laat van je horen en één van onze recruiters neemt binnen de 2 werkdagen contact met je op!

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever