Student HAPPY CUSTOMER ADMINISTRATOR part time

Chalo Company

Studentenjobs

Bepaalde duur

Deeltijds

Dagwerk

Gepubliceerd op 18/9/2025

Functieomschrijving

Chalo® is on a mission: de originele Indische chai haar welverdiende plek geven op elk specialty coffee menu ter wereld—eerlijk, vegan, spicy & proud. Vanuit ons nieuwe Chalo Atelier.Chai Bar.Gallery op Linkeroever sturen we award-winning chai & iced teas de wereld rond, hosten we workshops, serveren we specialty coffee en laten we jong talent shinen op onze Wonderwall.
Jij bent die Happy Customer Admin die chaos in flow verandert en elke klant een hug-in-a-mug ervaring bezorgt.

Wat ga je doen (core impact)

Pre-Sales assist: leads opvolgen, prijslijsten & afspraken versturen, tastings voorbereiden (HQ & on-site).
Order & Data wizard: orders registreren, klantdata checken, leverinstructies dubbelchecken. Zero errors is jouw sport.
After-Sales care: proactieve check-ins, feedback loggen, klachten snel en menselijk oplossen.
Transport & Logistics: leveringen plannen (BE/EU/UK/UAE/US), afstemmen met magazijnen/3PL’s, tracking delen.
Sales co-pilot: sample flows, basic offertes, productfiches en how-to’s klaarzetten.
Front-of-House backup: glimlach aan de balie/telefoon en af en toe support in het Atelier.

Profiel

Je zoekt een studentenjob op frequente basis en op lange termijn en bouwt graag mee aan groei.
Taalheld: NL & EN vloeiend; FR & DE professioneel/zelfzeker.
Pietje-precies met pit: Excel/Sheets & e-mail heb je in de vingers; je werkt strak en gestructureerd.
Horeca/coffee vibe: affiniteit met specialty coffee; barista-ervaring = dikke plus.
Stressbestendig, oplossingsgericht, Yes-we-chai! mentaliteit.
Zelfstandig tot Antwerpen Linkeroever geraken.

Tools die je (graag) gebruikt
Odoo/ERP of Venice (of vergelijkbaar),
WooCommerce,
Outlook/Teams/OneDrive,
Manychat
Canva
Activecampaign
Label/ship-tools,
basic CRM, Bol.com, Amazon.com zijn een plus

min 2 dagen per week part time in volgende planning:
Maandag 8u30-12u30 en 13u30-16u30
Dinsdag 8u30-12u30
Woensdag 8u30-12u30
Donderdag 8u30-12u30
Vrijdag 8u30-12u30

Jobgerelateerde competenties

Spaans
Duits
Engels
Frans
Nederlands
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Telefonische oproepen ontvangen Klanten informeren (opvolging van de bestelling, informatie, ...)
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Bestellingen registreren Voorwaarden controleren (leveringstermijnen, verpakkingswijze, ...) De klant of de verkoper erover inlichten
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Persoonsgebonden competenties

Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
De markt opvolgen en inspelen op de behoeften ervan.
Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.
Algemeen aanvaarde normen volgen.
Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.
Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
Rekening houden met de wensen en behoeften van klanten en hiernaar handelen.
Doelgericht handelen.
Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Acties ondernemen om je functioneren te verbeteren.
Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.
Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.
Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.

Vereiste studies

Academische bachelor

Aanbod

Een plek in één van de leukste niche brands van het land (en ver daarbuiten).
Een no-nonsense scale-up met grote ambities (chai-marktleider in key coffee-regio’s).
Een inspirerende werkplek: chai on tap, specialty coffee in de grinder, kunst aan de muur.
Groeikansen: jobcrafting, training, workshops & internationale exposure.

Vergoeding marktconform + perks (details bij interview).

Solliciteren

Via e-mail

Solliciteer via e-mail

Via telefoon

03 291 10 60

Verstuur aub een cv en motivatiebericht samen en in het Nederlands naar gita@chalocompany.com om in aanmerking te komen.