Executive Assistant

Heb jij een ruime ervaring opgebouwd als Executive Assistant en het ondersteunen van C-level? Spreek je vlot Nederlands, Engels en Frans? Solliciteer hier!

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een gekende internationale speler in de retail. Hun kantoor is gelegen in Antwerpen en eenvoudig bereikbaar met wagen of openbaar vervoer.

Omschrijving

• Beheer van complexe agenda's, afspraken en vergaderingen van leidinggevenden.
• Coördineren van interne en externe vergaderingen, waarbij alle logistiek en benodigde materialen worden voorbereid.
• Vooruitdenken bij mogelijke planningsconflicten en deze proactief oplossen.
• Regelen van binnenlandse en internationale reizen, inclusief vluchten, accommodatie en vervoer ter plaatse.
• Beheren van hotelreserveringen, restaurantboekingen en het plannen van reisroutes.
• Organiseren van bedrijfsevenementen, vergaderingen en bijeenkomsten buiten kantoor, met oog voor detail en budgetbewaking.
• Voorbereiden, proeflezen en opmaken van documenten, presentaties en rapporten.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, e-mails en post.
• Beheren van kantoorbenodigdheden, toegangsbadges en algemene administratieve logistiek.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van budgetten, het rapporteren van onkosten en verwerken van facturen.
• Opstellen, controleren, opslaan en beheren van contracten en dienstverleningsovereenkomsten in samenwerking met de relevante afdelingen.
• Betalingen bijhouden en zorgen voor naleving van het bedrijfsbeleid.
• Bijdragen aan strategische initiatieven door het voorbereiden van presentaties en documentatie.