Administratief coördinator

provincie Antwerpen

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgever

Gepubliceerd op 13/11/2025

Functieomschrijving

De vacature in het kort:

Voor de stafdienst van het Departement personeel (https://www.provincieantwerpen.be/provinciebestuur/departementen/departement-mens--communicatie-en-organisatie.html), zijn we momenteel op zoek naar een administratief coördinator.

Mag het iets langer?

Dankzij jouw gestructureerde aanpak, discretie en communicatieve vaardigheden zorg je voor de efficiënte organisatie, coördinatie en opvolging van administratieve processen. Je draagt bij aan een vlotte interne werking en een professionele dienstverlening naar interne en externe stakeholders. Je bent hét aanspreekpunt voor agenda- en mailboxbeheer en zorgt ervoor dat alles vlot loopt.

Wil je nog meer weten?

Super!
Als administratief coördinator ondersteun je het departementshoofd én de stafdienst bij een breed scala aan organisatorische, juridisch ondersteunende, administratieve en coördinerende taken.

Daarbij heb je volgende verantwoordelijkheden:

Organisatie & coördinatie
- Je zet administratieve processen op binnen de stafdienst en coördineert en bewaakt deze.
- Je denkt na over procesverbetering en doet inhoudelijke verbetervoorstellen.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen en je coördineert de opvolging ervan.

Ondersteuning management
- Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van vergaderingen en dossiers. Je maakt de agenda’s en verslagen op en zorgt voor de opvolging van eventuele actiepunten.
- Je ondersteunt bij het opstellen en uitwerken van rapporteringen, beleidsdossiers en presentaties.
- Je bent aanwezig bij het wekelijks overleg om op de hoogte te blijven van lopende HR-voorstellen en -besluiten.

Dossierbeheer & opvolging
- Je beheert inkomende en uitgaande communicatie (brieven, mails, documenten).
- Je volgt zelfstandig uiteenlopende dossiers op (bv arbeidsongevallen). Daarbij houd je rekening met deadlines en prioriteiten en zorg je voor een tijdige terugkoppeling naar alle betrokkenen.
- Je springt in als back-up voor de financiële cel van de stafdienst en ondersteunt diverse administratieve processen.

Administratieve & logistieke ondersteuning
- Je beheert proactief de agenda en mailbox van het departementshoofd en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en prioriteiten goed op elkaar zijn afgestemd.
- Je beheert de gemeenschappelijke kalender van de stafdienst in Sharepoint.
- Je geeft praktische juridische ondersteuning aan de HR-juristen.

Profiel

Nog steeds geïnteresseerd?

Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?

Als administratief coördinator beschik je over volgende kenniscompetenties:

Je kan vlot overweg met de courante software toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint en internet).
Kennis van en interesse in HR-materie is een pluspunt.
Basiskennis arbeidsrecht en/of publiekrecht is een pluspunt.

Daarnaast beschik je over volgende gedragscompetenties:

Je bent een sterk organiserend talent en weet meerdere taken, agenda’s en dossiers tegelijk te beheren, zodat alles overzichtelijk blijft en deadlines efficiënt worden gehaald.
Je bent proactief en steeds op zoek naar verbeterpunten. Jouw oog voor detail zorgt voor een foutloze organisatie en administratie.
Je communiceert helder en klantgericht. Je weet een boodschap op een toegankelijke en professionele manier over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.
Je kunt goed structuur aanbrengen in complexe processen en dossiers. Zo blijft alles goed georganiseerd en up-to-date.
Zelfs onder druk blijf je stressbestendig en werk je efficiënt door, zonder het overzicht te verliezen.
Je bent discreet en integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
Je bent oplossingsgericht en denkt mee in mogelijkheden, zoekt praktische oplossingen voor problemen en draagt zo bij aan een efficiënte werking van het departement.

Kan je bovenstaand lijstje nog niet helemaal afvinken maar heb je wel een leergierige mind-set? Ideaal!
Bij provincie Antwerpen staat persoonlijke en professionele groei immers centraal. Als je bereid bent om nieuwe kennis op te doen en bij te leren, moedigen we je zeker aan om te solliciteren.

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren

Vereiste studies

Bachelor

Aanbod

Dan zal dit je zeker overtuigen...

Wij bieden jou een geïndexeerd loon waarbij je start in salarisschaal B het bruto maandsalaris ligt tussen € 3.059,65 en € 4.129,64.

Met extralegale voordelen (https://www.provincieantwerpen.be/werken-bij-de-provincie/onze-troeven.html): 

Een voltijdse, contractuele job van onbepaalde duur
36 vakantiedagen per jaar, flexibele werktijden en telewerkmogelijkheden
Een hospitalisatieverzekering voor jou en voordelige aansluitmogelijkheden voor je gezin
Een aanvullende ziekteverzekering
Laptop
Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag
Gratis openbaar vervoer van en naar het werk, of fietsvergoeding en de optie voor een leasefiets
Afwisselend opleidingsaanbod  
Een tweede pensioenpijler (extralegaal pensioen)
Vakantiegeld en eindejaarstoelage
Toegang tot kortingen op evenementen, cultuur, pretparken en meer via onze personeelsvereniging

Bekijk onze loonsimulator (https://www.provincieantwerpen.be/werken-bij-de-provincie/loonsimulator.html) om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto en netto maandsalaris én onze extralegale voordelen (https://www.provincieantwerpen.be/werken-bij-de-provincie/onze-troeven.html) om ons uitgebreid voordelenpakket te bekijken.

Ben jij onze administratief coördinator? We komen er samen achter door volgende stappen:

Ben je na het lezen van onze vacature overtuigd dat deze job écht iets voor jou is? Solliciteer dan ten laatste op zondag 30 november via de solliciteerknop en overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en CV.
Als je voldoet aan de voorwaarden voor interne/ externe mobiliteit of bevordering, nodigen we je uit om een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen en voor de opdracht en het competentiegericht interview op donderdag 19 december.

Praktisch

We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur.
Je zal werken vanuit het provinciehuis (zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer).
Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij: An Couck, diensthoofd (tel. 03 240 54 28 of e-mail an.couck@provincieantwerpen.be (mailto:an.couck@provincieantwerpen.be)).
Voor meer info over de selectieprocedure (inclusief de persoonlijkheidsvragenlijst), de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij Marie Leestmans, consulent werving & selectie (tel. 03 240 55 34 of e-mail marie.leestmans@provincieantwerpen.be (mailto:marie.leestmans@provincieantwerpen.be)).

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever