Office Manager

Naval Group Belgium

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgeverGepubliceerd op 10/1/2026

Functieomschrijving

Jouw rol & verantwoordelijkheden

Als Office Manager ben je het centrale aanspreekpunt voor alle administratieve en operationele taken op ons kantoor in Zeebrugge. Je zorgt voor een vlot verloop van dagelijkse processen en ondersteunt de service engineers en het management.

Dit omvat:

Algemene administratie: opstellen van rapporten, briefwisseling, procedures en offertes.
Boekhoudkundige ondersteuning: bijhouden van work orders, facturatie, offertes en tijdsregistraties aan boord van schepen.
Office & facility management: opvolging van PBM's, kantoorbenodigdheden en contact met de gebouwbeheerder.
Logistiek: verzenden en ontvangen van pakketten, regelen van vervoer en accommodatie van techniekers.
Bezoekersbeheer: aanmelden van bezoekers voor toegang tot de marinebasis.
Nauwe samenwerking met de Office Manager in Brussel en andere interne stakeholders.
Interactie met administratieve collega's op de marinebasis voor operationele afstemming.

Profiel

Diploma secundair onderwijs of bachelor.
Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een industriële of technische omgeving.
Sterke computervaardigheden (MS Office Suite, Excel, Word).
Vlot in Nederlands, Frans en Engels.
Pragmatisch, punctueel en georganiseerd, behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
Rijbewijs B.
Ervaring met het opmaken van offertes en/of opvolging van facturatie is een troef.

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Engels
Frans
Documenten coderen, klasseren en archiveren
Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren
Kopieerwerk verrichten
Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
Personen onthalen en hun vraag identificeren
Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Persoonsgebonden competenties

Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
Problemen oplossen met behulp van denk- en werkwijzen uit de informatica.
Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.
Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
Doelgericht handelen.
Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.

Vereiste studies

Bachelor
Secundair onderwijs
Gelijkwaardig door ervaring

Aanbod

Vast contract van onbepaalde duur, start zo snel mogelijk.
Uitdagende functie met impact binnen een snelgroeiende dochteronderneming van een internationaal defensiebedrijf.
Competitief salarispakket.
Werkplek in Zeebrugge, samenwerking met hoofdkantoor in Brussel.
Flexibele werkomgeving met ruimte voor autonomie en persoonlijke groei.

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever

Via e-mail

[email protected]

Via telefoon

0498 11 00 10