Management Assistent

Ago Jobs & HR

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgeverGepubliceerd op 19/3/2026

Functieomschrijving

Als Management Assistant ondersteun je het managementteam, het Europese salesteam en HR, met als doel een efficiënte en klantgerichte werking te garanderen. Je maakt deel uit van het HR-team en vervult een veelzijdige rol met een breed administratief en organisatorisch takenpakket.

Jouw verantwoordelijkheden

Organiseren van zakenreizen (vluchten, hotels, transport)
Ondersteunen van het Europese salesteam, o.a. bij het organiseren van klantenevents en meetings
Coördineren van vergaderingen op externe locaties
Beheren en opvolgen van administratieve processen
Ondersteuning binnen facility management (werkkledij, voordelen, drukwerk, kantoorbenodigdheden)
Algemene operationele ondersteuning van de organisatie
Onderhouden van professionele contacten met interne en externe stakeholders

Profiel

Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring

Minstens 5 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige rol, bij voorkeur in een internationale context

Ervaring met het organiseren van zakenreizen is een must

Proactieve, gestructureerde en planmatige werkhouding

Praktisch ingesteld met een sterke “hands-on” mentaliteit

Communicatief, dynamisch en een echte teamspeler

Vlotte kennis van Nederlands en Engels (Frans is een plus)

Goede kennis van MS Office

Discreet en diplomatisch in de omgang met vertrouwelijke informatie

Jobgerelateerde competenties

Engels
Nederlands
Frans
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
De activiteiten van een team coördineren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren

Vereiste studies

Professionele bachelor

Aanbod

Een uitdagende functie binnen een internationale en innovatieve werkomgeving

Aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen (o.a. verzekeringen)

Flexibele verloningsmogelijkheden (bv. fietsleasing, mobiliteitsoplossingen, multimedia)

20 verlofdagen + 12 ADV-dagen

Bonusregeling

Maaltijdcheques

Glijdende werkuren

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever