Administratief bediende

ITZU Jobs

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Functieomschrijving

Voor een klant regio Beveren actief in ongediertebestrijding zijn wij op zoek naar een administratief bediende.

Binnen deze functie zal je volgende taken op jou nemen:

Planning en coördinatie van werkzaamheden voor de techniekers binnen het fumigatieteam
Telefonisch en per mail contact met klanten en techniekers voor het vastleggen, wijzigen of annuleren van afspraken
Correcte registratie van activiteiten in het systeem (REBIAS) en nauwkeurige historiekbijhouding
Uitvoering van commerciële en financiële taken: offertes opstellen, orderregistratie, facturatie, debiteurenbeheer en actualisering van klantgegevens
Nauwe samenwerking met Treasury & Credit Control voor de opvolging van schadedossiers
Opvolging van werfadministratie: certificaten, toelatingen en naleving van wettelijke normen rond begassingen en gevaarlijke stoffen
Bestelling en opvolging van materiaal en materieel, inclusief leverancierscontacten
Regelmatige afstemming met de Branch Manager en efficiënte communicatie met techniekers
Signalering, registratie en behandeling van klachten, non-conformiteiten en incidenten volgens procedures
Proactieve medewerking aan oplossingen en procesverbeteringen

Binnen de functie zijn volgende zaken belangrijk:

Je bent in het bezit van een masteropleiding in biologie, chemie of gelijkwaardig door ervaring
Kennis van chemie; een phytolicentie is een sterke troef
Vlot gebruik van MS Office-pakketten en sterke administratieve vaardigheden
Perfecte kennis van Nederlands, Frans en Engels
Proactief, probleemoplossend, communicatief sterk en stress-bestendig
Commerciële feeling, klantvriendelijk en nauwkeurig werkend
Zelfstandig werken vormt geen probleem voor jou.
Je weet goed prioriteiten te stellen.
Groot verantwoordelijkheidsgevoel, diplomatiek en discreet
Professionele en representatieve uitstraling

Engels
Frans
Nederlands
Tools voor de opvolging van de activiteiten uitwerken en actualiseren aan de hand van situatieoverzichten, tijdspaden, ...
Klanten en opdrachtgevers informeren over de vordering van hun dossier en verslagen, vorderingsstaten, tijdspaden, ... doorsturen
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Documentatie zoeken, doorsturen of beheren
Documenten invoeren en de lay-out verzorgen Documenten doorsturen en klasseren
Documenten coderen, klasseren en archiveren
Meewerken aan de lancering van aanbestedingen (opstelling, uitgifte van officiële bekendmakingen, ...) en aan de opvolging van de kandidaturen
Dossiers voor het inschrijven op een aanbesteding samenstellen, indienen en opvolgen
Vergaderingen van de projectgroep organiseren Verslagen opstellen
De boekhoudkundige en budgettaire opvolging van de entiteit garanderen Facturatieverrichtingen uitvoeren Fondsen deblokkeren Financiers aanmanen Boekingen ingeven

Een voltijdse job in een dynamisch en gespecialiseerd team
Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en autonomie
Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en het bijhouden van vakkennis
Een marktconform brutoloon aangepast aan jouw ervaring aangevuld met maaltijdcheques, ecocheques, Groepsverzekering en hospitalisatieverzekering en Cafetariaplan met diverse keuzemogelijkheden
Glijdende werkuren en de mogelijkheid tot telewerk voor een optimale work-life balance

Via e-mail