De Operations Coordinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en opvolging van de warehouse-activiteiten. De functie combineert een hands-on mentaliteit met administratieve en organisatorische verantwoordelijkheden en waarborgt een correcte en efficiënte werking van de operaties.
Opmaken van de planning voor de dagdagelijkse operaties in de warehouses (lossingen, ladingen, samplings, orde en netheid, ...)
Contacteren en opvolgen timing transporteurs
Nakijken of alle opdrachten correct en volledig werden uitgevoerd en de planning, inclusief eventuele wijzigingen van de dag voordien, opvolgen en waar nodig bijsturen.
Helikopterview behouden over de dagdagelijkse activiteiten doormiddel van opvolging vanop de vloer zodat de “feeling” met de operaties en ook het contact met de labours wordt behouden.
Opvolgen magazijnen op orde en netheid
Dagelijks bijhouden gewerkte uren van alle labours / Interims / CCBH en de (eventuele) extra uren van de dag voordien aanvullen.
Ervoor zorgen dat aangemelde chauffeurs zo snel mogelijk worden geholpen
Dagelijkse verloning “havenarbeiders”
Dagelijkse movements bijhouden in Shedplans...dit om “zoektochten” te vermijden en stock te beheren. Bij problemen afstemmen met teamleaders en/of dossierbeheerder.
Afschrijvingen van de dag voordien uitbrengen uit de shedplans.
“nakijken” van facturen welke betrekking hebben op de operaties. (Transporten, OBN, vorkliften.....)
Wekelijkse rondgang in de loodsen en Registratie wekelijkse rondgangen warehouses bijhouden.
Opzoeken locaties bij eventuele afwijkingen
Nakijken voltooide opdrachten,CMR's bezorgen aan dossierbeheerders
Voorbereiden van de orders voor de komende dag(en)
Bij eventuele aanpassingen in de planning voor de volgende dag, afstemmen met de collega Operations Coordinator(s) voor een correcte opstart van de volgende werkdag.
Nakijken en eventueel aanpassen van risicoanalyses en werkinstructiekaarten
Alle nieuwe opdrachten aandachtig nakijken, voorbereiden en afstemmen met “dossierbeheerders” bij problemen en/of vragen.
Planning afstemmen bij shiftwisseling van de “nog uit te voeren” taken en toezien dat deze nog gebeuren.
Alle nodige maatregelen treffen in functie van Health & Safety.
Steeds handelen in het belang van veiligheid, orde en netheid en eventuele afwijkingen onmiddellijk signaleren en rapporteren.
Bijhouden van de nodige administratie en werkinstructies i.s.m. HSQE Manager.
Beheer van materialen (weegschalen, stalenstekers, etc...)
Steeds volgens bedrijfseigen procedures werken. Bij vastgestelde afwijkingen steeds (laten) rapporteren via meldingsformulier
Handelen volgens de vooropgestelde procedures en gebruiken van documenten in overeenstemming met de normen ISO 9001, FSSC 22000 en FCA