Administratieve Medewerker (part time)

PERFACT BELGIUM

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via e-mailGepubliceerd op 3/6/2026

Functieomschrijving

Je werkt in een dynamische technische omgeving en ondersteunt ingenieursteams, management en operationele medewerkers
Jouw bijdrage is cruciaal om de continuïteit tijdens de overgangsperiode te garanderen en tegelijk administratieve processen verder te professionaliseren en te optimaliseren op lange termijn
Beheren en organiseren van administratieve documentatie, met aandacht voor toegankelijkheid en nauwkeurigheid
Coördineren van agenda’s, vergaderingen, seminars en interne evenementen (inclusief reisregelingen, zaalreservaties en videocalls)
Organiseren en ondersteunen van seminars, workshops en afdelingsactiviteiten (logistiek, leveranciers, contracten en betalingen
Beheren van aankoopprocessen (bestelaanvragen, opvolging van leveranciers, controle van facturen) via systemen zoals Ariba en SAP
Ondersteunen van reisbeheer (boekingen, visa, opvolging van onkosten en reizigersadministratie)
Fungeren als centraal aanspreekpunt tussen de afdeling en interne en externe stakeholders
Coördineren van bezoeken van klanten, leveranciers, scholen en universiteiten, inclusief logistiek, veiligheidsregistratie en ondersteuning ter plaatse
Ondersteunen van contractbeheer (DocuSign, Contractify en opvolging van deadlines)
Onderhouden en verbeteren van administratieve processen en tools (SharePoint, documentatie en contactlijsten)
Beheren van kantoor- en projectbenodigdheden en zorgen voor voldoende beschikbaarheid.
Back-up ondersteuning bieden aan collega’s tijdens afwezigheden (bijvoorbeeld voor aankoopprocessen en interne rapportering)
Ondersteunen van HR-gerelateerde administratie (onboarding, updates en interne communicatie)
Assisteren bij de opvolging van tijdsregistratie en administratie van operationele medewerkers (SAP, UMP)
Bijdragen aan de continue verbetering van administratieve efficiëntie en processen
Een hoog niveau van vertrouwelijkheid en verantwoordelijkheidszin waarborgen in alle activiteiten

Profiel

Minstens 7 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een industriële omgeving
Uitstekende kennis van Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint)
Ervaring met ERP-systemen (SAP), aankooptools (Ariba) en planningssystemen is een sterke meerwaarde
Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren
Grote aandacht voor detail
Uitstekende communicatieve vaardigheden en stakeholdermanagement
Zelfstandig kunnen werken en verantwoordelijkheid opnemen
Proactieve en oplossingsgerichte ingesteldheid
Hoge mate van discretie en vertrouwelijkheid
Bachelor in Office Management of gelijkwaardig door relevante ervaring
Vloeiend Nederlands (mondeling en schriftelijk)
Goede praktische kennis van het Engels

Jobgerelateerde competenties

Vereiste studies

Geen specifieke studievereisten

Solliciteren

Via e-mail

Solliciteer via e-mail

Via telefoon

0493 87 33 65