Management Assistant

UNIQUE ANTWERPEN OFFICE

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgeverGepubliceerd op 19/6/2026

Functieomschrijving

Management Assistant / Administratief Coördinator

Ben jij de organisatorische spil die alles vlot laat draaien?

Hou jij ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving? Ben je administratief sterk, neem je graag initiatief en krijg je energie van een gevarieerd takenpakket? Dan is deze functie als Management Assistant / Administratief Coördinator misschien wel jouw volgende uitdaging.

Jouw functie

Als rechterhand van het management zorg je ervoor dat alles achter de schermen efficiënt verloopt. Je ondersteunt verschillende managers, bewaart het overzicht en neemt initiatief waar nodig. Geen enkele dag is dezelfde.

Jouw verantwoordelijkheden:

Ondersteunen van meerdere managers bij hun dagelijkse werkzaamheden
Up-to-date houden van het intranet, de bedrijfswebsites en LinkedIn-pagina
Ontwerpen van presentaties, brochures, flyers en uitnodigingen via Canva of InDesign
Organiseren van zakenreizen, hotelboekingen en restaurantreservaties
Opvolgen van aankopen, onkostennota's en facturatie
Coördineren van meetings, events, teambuildings en personeelsactiviteiten
Ondersteunen van HR-processen zoals vacatures, fleetbeheer, opleidingen, subsidies en interne policies
Zorgen voor een vlotte administratieve en organisatorische ondersteuning binnen de organisatie

Profiel

Wie ben jij?

Je bent geen klassieke assistant die afwacht tot er opdrachten binnenkomen. Je ziet werk, denkt vooruit en neemt verantwoordelijkheid.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaande eigenschappen:

Je hebt een Bachelor diploma of gelijkaardig door ervaring
Je spreekt perfect Nederlands en Engels en ook Frans spreken schrikt je niet af
Je werkt zelfstandig en georganiseerd
Je houdt gemakkelijk meerdere ballen tegelijk in de lucht
Je neemt initiatief en denkt oplossingsgericht
Je bent discreet en gaat vertrouwelijk om met informatie
Je communiceert professioneel en vlot
Je hebt een sterke administratieve achtergrond
Ervaring met Canva, InDesign of gelijkaardige tools is een pluspunt

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Frans
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Vereiste studies

Professionele bachelor
Gelijkwaardig door ervaring

Aanbod

Bedrijfsinfo

Onze klant is actief in de maritieme sector

Wat mag je verwachten? Je komt terecht in een veelzijdige functie met veel autonomie, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. Daarnaast bieden wij:

Een uitdagende functie met impact binnen de organisatie
Veel afwisseling en sociale contacten
Mogelijkheden om opleidingen te volgen en jezelf verder te ontwikkelen
Flexibele werkuren
Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met:
Maaltijdcheques van €9 per dag (binnenkort €10)
Ecocheques
Hospitalisatieverzekering
Maximale fietsvergoeding of gratis abonnement openbaar vervoer
13e maand
Cafetariaplan
Gratis parkeergelegenheid

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever