Management assistent aankoop afdeling - Tijdelijk optie vast - Beveren

SELECT HR

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Functieomschrijving

Je beheert de agenda's van twee managers en plant afspraken en vergaderingen in.
Je verzorgt algemene administratieve ondersteuning, waaronder telefoon- en mailbeheer.
Je bereidt presentaties voor en organiseert interne en externe meetings.
Je regelt dienstreizen, vluchten, hotelboekingen en reisplanningen.
Je houdt databanken, SharePoint-lijsten en administratieve documenten up-to-date.
Je ondersteunt bij het onthaal en de onboarding van nieuwe collega's.
Je plaatst bestellingen en volgt deze administratief op.
Je behandelt diverse ad-hoc administratieve taken.

Je beschikt over een bachelor Office Management of gelijkwaardige relevante ervaring.
Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels.
Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig.
Je bent flexibel, stressbestendig en weet prioriteiten te stellen.
Je hebt een goede kennis van MS Office.
Je bent klantgericht, communicatief en werkt graag ondersteunend.

Engels
Nederlands
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
De activiteiten van een team coördineren
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Een voltijdse tijdelijke functie ter vervanging van een zwangerschapsverlof.
Een afwisselende en verantwoordelijke ondersteunende rol binnen een internationale omgeving.
Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen via opleidingen en coaching.
Een moderne en innovatieve werkomgeving met aandacht voor welzijn en work-life balance.
Een zelfstandige functie waarin je nauw samenwerkt met twee managers en een belangrijke schakel vormt binnen het team.

Erk./Rec. VG 496/BUO & W020 & B 00424-406-20130311 & B 00424-405-20130311

Functieomschrijving

Je beheert de agenda's van twee managers en plant afspraken en vergaderingen in.
Je verzorgt algemene administratieve ondersteuning, waaronder telefoon- en mailbeheer.
Je bereidt presentaties voor en organiseert interne en externe meetings.
Je regelt dienstreizen, vluchten, hotelboekingen en reisplanningen.
Je houdt databanken, SharePoint-lijsten en administratieve documenten up-to-date.
Je ondersteunt bij het onthaal en de onboarding van nieuwe collega's.
Je plaatst bestellingen en volgt deze administratief op.
Je behandelt diverse ad-hoc administratieve taken.

Profiel

Je beschikt over een bachelor Office Management of gelijkwaardige relevante ervaring.
Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels.
Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig.
Je bent flexibel, stressbestendig en weet prioriteiten te stellen.
Je hebt een goede kennis van MS Office.
Je bent klantgericht, communicatief en werkt graag ondersteunend.

Jobgerelateerde competenties

Engels

Nederlands

Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)

Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen

Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren

Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren

Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

De activiteiten van een team coördineren

Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Aanbod

Een voltijdse tijdelijke functie ter vervanging van een zwangerschapsverlof.
Een afwisselende en verantwoordelijke ondersteunende rol binnen een internationale omgeving.
Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen via opleidingen en coaching.
Een moderne en innovatieve werkomgeving met aandacht voor welzijn en work-life balance.
Een zelfstandige functie waarin je nauw samenwerkt met twee managers en een belangrijke schakel vormt binnen het team.

Erk./Rec. VG 496/BUO & W020 & B 00424-406-20130311 & B 00424-405-20130311