Planning & Administratief medewerker

AMSPEC BELGIUM

Vaste jobs

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via e-mailGepubliceerd op 8/9/2026

Functieomschrijving

Antwerpen I Voltijds (37u/week) I Vast contract

Over AmSpec

AmSpec is wereldwijd actief als toonaangevend inspectiebedrijf binnen de olie-, gas-, chemie- en agri-industrie. Oorspronkelijk opgericht in de Verenigde Staten breidden we onze activiteiten in 2017 succesvol uit naar Europa. Voor onze vestiging in Antwerpen zijn wij op zoek naar een gedreven Planner/Administratief Medewerker die mee wil bouwen aan ons groeiverhaal.

Jouw rol

Als planning & administratief medewerker speel je een cruciale rol in het ondersteunen en optimaliseren van de personeelsplanning. Jij zorgt ervoor dat onze bezetting altijd volledig en correct is, en dat ook alles administratief in orde blijft.

Jouw takenpakket omvat o.a.:

Up-to-date houden van de planning
Opvolgen en verwerken van afwezigheden in Shiftbase en SD Worx.
Goedkeuren van afwezigheden (ziekte, vakantie,...) en opvolging bij loonsafsluit.
Inplannen van externe waar nodig voor een optimale bezetting + opvolging voor een correcte facturatie.
Opvolging van certificaten (VCA's, Onafhankelijke ademlucht, Kleine blusmiddelen, ...) en tijdig terug inplannen.
Inplannen en opvolgen van categorie-examens van onze collega's in samenwerking met het trainingsteam.

Profiel

Wie zoeken wij?

Een hands-on administratief talent met een proactieve houding en oog voor detail.

Ervaring in een administratieve/planners functie (of gelijkwaardig door ervaring).
Vlot kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook).
Je spreekt vlot Nederlands en kan je uitdrukken in het Engels.
Een teamplayer die ook zelfstandig verantwoordelijkheid neemt.
Nauwkeurig, georganiseerd, stressbestendig en flexibel.
In staat om prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving.
Geen 9-to-5 mentaliteit

Jobgerelateerde competenties

Engels
Nederlands
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen
Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren E-mails behandelen
Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
Kopieerwerk verrichten
Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...
Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)

Persoonsgebonden competenties

Informatie en ideeën schriftelijk of mondeling overbrengen.
Taken uitvoeren zonder ondersteuning of toezicht van anderen.
Efficiënt blijven functioneren onder sterke druk, in moeilijke situaties of bij tegenslag.
Kansen zien en uit eigen beweging acties ondernemen.
Handelen in overeenstemming met de waarden en normen van de organisatie.
Doelgericht handelen.
Aandacht hebben voor kwaliteit en fouten voorkomen.
Ontleden van een probleem en aanvullende informatie zoeken.
Gedrag of werkwijze gemakkelijk aanpassen aan veranderende situaties en verschillende personen.
Doelen en prioriteiten bepalen en aangeven hoe ze te bereiken.
Meningen en hun gevolgen tegen elkaar afwegen aan de hand van relevante criteria.
Samenwerken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

Vereiste studies

Lager onderwijs of max. tweede graad secundair onderwijs
Gelijkwaardig door ervaring

Aanbod

Wat bieden wij jou?

Een voltijdse functie van 37 uur per week in een stabiel en internationaal groeiend bedrijf.

Je mag rekenen op:

Maaltijdcheques
Ecocheques
Hospitalisatieverzekering
Tandverzekering
Groepsverzekering
Bedrijfsgsm
Bedrijfslaptop

Daarnaast kom je terecht in een warm team van collega’s die samenwerken en elkaar ondersteunen wanneer nodig.

Solliciteren

Via e-mail

Solliciteer via e-mail

Via telefoon

Functieomschrijving

Antwerpen I Voltijds (37u/week) I Vast contract

Over AmSpec

Jouw rol

Jouw takenpakket omvat o.a.:

Up-to-date houden van de planning
Opvolgen en verwerken van afwezigheden in Shiftbase en SD Worx.
Goedkeuren van afwezigheden (ziekte, vakantie,...) en opvolging bij loonsafsluit.
Inplannen van externe waar nodig voor een optimale bezetting + opvolging voor een correcte facturatie.
Opvolging van certificaten (VCA's, Onafhankelijke ademlucht, Kleine blusmiddelen, ...) en tijdig terug inplannen.
Inplannen en opvolgen van categorie-examens van onze collega's in samenwerking met het trainingsteam.

Profiel

Wie zoeken wij?

Een hands-on administratief talent met een proactieve houding en oog voor detail.

Ervaring in een administratieve/planners functie (of gelijkwaardig door ervaring).
Vlot kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook).
Je spreekt vlot Nederlands en kan je uitdrukken in het Engels.
Een teamplayer die ook zelfstandig verantwoordelijkheid neemt.
Nauwkeurig, georganiseerd, stressbestendig en flexibel.
In staat om prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving.
Geen 9-to-5 mentaliteit

Jobgerelateerde competenties

Engels

Nederlands

Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren Boodschappen noteren en afspraken vastleggen

De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen

Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren E-mails behandelen

Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)

Kopieerwerk verrichten

Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...

Documenten invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, ...)

Aanbod

Wat bieden wij jou?

Een voltijdse functie van 37 uur per week in een stabiel en internationaal groeiend bedrijf.

Je mag rekenen op:

Maaltijdcheques
Ecocheques
Hospitalisatieverzekering
Tandverzekering
Groepsverzekering
Bedrijfsgsm
Bedrijfslaptop

Daarnaast kom je terecht in een warm team van collega’s die samenwerken en elkaar ondersteunen wanneer nodig.