Executive assistant

XTRA Interim Antwerpen

Tijdelijke jobs met optie vast

Onbepaalde duur

Voltijds

Dagwerk

Solliciteer via site werkgeverGepubliceerd op 18/9/2026

Functieomschrijving

Ben jij analytisch ingesteld, werk je nauwkeurig en communiceer je vlot? Krijg je energie van een veelzijdige functie waarin commercie, data, organisatie en ondersteuning samenkomen? Dan komen we graag met je in contact.

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de Algemeen Directeur en een belangrijke schakel binnen onze commerciële organisatie. Je zorgt voor structuur, een goede opvolging en duidelijke communicatie. Je ondersteunt bij commerciële, administratieve en operationele taken en zorgt voor een vlotte samenwerking tussen klanten, depots, leveranciers, transporteurs en collega’s.

Gegevens beheren en analyseren in Excel en ERP-systemen, zoals klant-, verkoop- en bedrijfsgegevens;
Calculaties, rapportages en analyses maken ter ondersteuning van commerciële beslissingen;
Leveringen, projecten en transporten organiseren en opvolgen;
Contact onderhouden met klanten, depots, transporteurs en verschillende interne afdelingen;
De Algemeen Directeur ondersteunen bij commerciële activiteiten, planning, organisatie en administratie;
Verbeterpunten signaleren en meewerken aan het efficiënter maken van onze werkwijze.

In deze afwisselende functie combineer je organisatie, administratie, analyse en commercieel inzicht. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en weet wat er moet gebeuren. Dankzij jouw proactieve houding en goede communicatie zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen en werkzaamheden vlot verlopen.

Profiel

Bachelor niveau of gelijkwaardig;
Affiniteit met de bouw- of logistieke sector is een pluspunt.
Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Frans;
Rijbewijs + eigen wagen;
Ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur ERP-systemen;
Een proactieve, klantgerichte en communicatieve ingesteldheid;
Een gestructureerde en nauwkeurige manier van werken

Jobgerelateerde competenties

Nederlands
Frans
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Communicatiedragers ontwikkelen: Multimedia (cd-rom, webpagina, ...)
Interne diensten adviseren en technisch ondersteunen bij hun communicatieacties
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Tijdschriften, persdossiers, persoverzicht
Communicatiedragers ontwikkelen: Beeldmateriaal (tekeningen, logo's, grafisch charter, ...)
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Persberichten
Het communicatiebeleid van de organisatie bepalen Het budget en de uitgaven van de communicatieacties vastleggen
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Jaarlijkse balans, jaarverslag
Sociale media-toepassingen inzetten in professionele processen
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Intern publicatieblad, interne nota's
Een aanbod ontwikkelen van publicaties op uiteenlopende communicatiedragers
Economische en strategische belangen van de dienst of een organisatie bij politieke en administratieve organisaties promoten
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Communicatiedragers ontwikkelen: Audiovisueel materiaal (telefonische kranten, telematicakranten, films, ...)
Schriftelijke, visuele of audiovisuele communicatieproducten uitwerken
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
Publicrelationsacties, informatieverspreiding en promotieacties opzetten
Leveranciers of dienstverleners selecteren Onderhandelen over contractvoorwaarden De geleverde diensten of producten controleren
De communicatie voorbereiden (inhoud verzamelen, evalueren, selecteren, opstellen, ...)
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Nieuwsbrief, e-nieuwsbrief (mailings)
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Toespraken
Communicatiedragers ontwikkelen: Sociale mediaprofielen
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Catalogi, brochures, affiches
Gegevens van de activiteiten actualiseren (stuurbordgegevens, statistieken, …) en rapporten van communicatieacties opmaken
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
De inhoud van een website beheren
Een dienst of een organisatie leiden
De activiteiten van een team coördineren
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
De logistieke uitvoering van communicatieacties, -producten en -dragers plannen (verspreiding, expositie, distributie, …)
De kwaliteit van de verspreide informatie controleren
Meewerken aan presentaties, lezingen, geleide bezoeken voor klanten, partners, …
Een partnernetwerk uitbouwen Informatie over de sector, reglementeringen, technische informatie en mediaverslaggeving opvolgen
Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Vereiste studies

Geen specifieke studievereisten

Aanbod

Een warm onthaal en goede begeleiding, zodat je met vertrouwen aan je nieuwe uitdaging kunt beginnen.
Je komt terecht in een afwisselende functie waarin je veel zelfstandig werkt, na opleidingstraject.
Hecht en collegiaal team. Jouw inbreng telt: we luisteren naar je ideeën en geven je volop kansen om bij te leren en door te groeien.
Een aantrekkelijk salaris afgestemd op jouw ervaring en vaardigheden met extralegale voordelen
Werkuren van 8u - 16u30
Bouwverlof in de periode van half juli - eind augustus

Bij interesse kun je solliciteren via onze website of rechtstreeks contact opnemen via [email protected].

VG 2038/U – W.DISP 938 VG 2089/U – W.DISP 1067 VG 2214/U – W.DISP 1322

Solliciteren

OnlineSolliciteer via site werkgever

Via e-mail

[email protected]

Functieomschrijving

Gegevens beheren en analyseren in Excel en ERP-systemen, zoals klant-, verkoop- en bedrijfsgegevens;
Calculaties, rapportages en analyses maken ter ondersteuning van commerciële beslissingen;
Leveringen, projecten en transporten organiseren en opvolgen;
Contact onderhouden met klanten, depots, transporteurs en verschillende interne afdelingen;
De Algemeen Directeur ondersteunen bij commerciële activiteiten, planning, organisatie en administratie;
Verbeterpunten signaleren en meewerken aan het efficiënter maken van onze werkwijze.

Profiel

Bachelor niveau of gelijkwaardig;
Affiniteit met de bouw- of logistieke sector is een pluspunt.
Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Frans;
Rijbewijs + eigen wagen;
Ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur ERP-systemen;
Een proactieve, klantgerichte en communicatieve ingesteldheid;
Een gestructureerde en nauwkeurige manier van werken

Jobgerelateerde competenties

Nederlands

Frans

Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Communicatiedragers ontwikkelen: Multimedia (cd-rom, webpagina, ...)

Interne diensten adviseren en technisch ondersteunen bij hun communicatieacties

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Tijdschriften, persdossiers, persoverzicht

Communicatiedragers ontwikkelen: Beeldmateriaal (tekeningen, logo's, grafisch charter, ...)

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Persberichten

Het communicatiebeleid van de organisatie bepalen Het budget en de uitgaven van de communicatieacties vastleggen

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Jaarlijkse balans, jaarverslag

Sociale media-toepassingen inzetten in professionele processen

Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Intern publicatieblad, interne nota's

Een aanbod ontwikkelen van publicaties op uiteenlopende communicatiedragers

Economische en strategische belangen van de dienst of een organisatie bij politieke en administratieve organisaties promoten

Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren

Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

Communicatiedragers ontwikkelen: Audiovisueel materiaal (telefonische kranten, telematicakranten, films, ...)

Schriftelijke, visuele of audiovisuele communicatieproducten uitwerken

Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen

Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Publicrelationsacties, informatieverspreiding en promotieacties opzetten

Leveranciers of dienstverleners selecteren Onderhandelen over contractvoorwaarden De geleverde diensten of producten controleren

De communicatie voorbereiden (inhoud verzamelen, evalueren, selecteren, opstellen, ...)

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Nieuwsbrief, e-nieuwsbrief (mailings)

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Toespraken

Communicatiedragers ontwikkelen: Sociale mediaprofielen

Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Catalogi, brochures, affiches

Gegevens van de activiteiten actualiseren (stuurbordgegevens, statistieken, …) en rapporten van communicatieacties opmaken

Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)

De inhoud van een website beheren

Een dienst of een organisatie leiden

De activiteiten van een team coördineren

Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

De logistieke uitvoering van communicatieacties, -producten en -dragers plannen (verspreiding, expositie, distributie, …)

De kwaliteit van de verspreide informatie controleren

Meewerken aan presentaties, lezingen, geleide bezoeken voor klanten, partners, …

Een partnernetwerk uitbouwen Informatie over de sector, reglementeringen, technische informatie en mediaverslaggeving opvolgen

Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren

Auto's <. 3,5t en max. 8 plaatsen

Aanbod

Een warm onthaal en goede begeleiding, zodat je met vertrouwen aan je nieuwe uitdaging kunt beginnen.
Je komt terecht in een afwisselende functie waarin je veel zelfstandig werkt, na opleidingstraject.
Hecht en collegiaal team. Jouw inbreng telt: we luisteren naar je ideeën en geven je volop kansen om bij te leren en door te groeien.
Een aantrekkelijk salaris afgestemd op jouw ervaring en vaardigheden met extralegale voordelen
Werkuren van 8u - 16u30
Bouwverlof in de periode van half juli - eind augustus

Bij interesse kun je solliciteren via onze website of rechtstreeks contact opnemen via [email protected].

VG 2038/U – W.DISP 938 VG 2089/U – W.DISP 1067 VG 2214/U – W.DISP 1322